1. หน่วยข้อมูล (Data Item) หมายถึงส่วนที่เล็กที่สุดของข้อมูลเช่น ตัวเลข ตัวอักษร หรือสัญลักษณ์พิเศษ จะยังไม่มีความหมายในตัวเอง เลข 9 อักษร ก เป็นต้น
2. ฟิลด์ข้อมูล (Data Field) หมายถึง การนำเอาหน่วยข้อมูลที่สำคัญและต้องการศึกษามาไว้ด้วยกัน เพื่อเปรียบเทียบกัน เช่น ชื่อ – สกุล คะแนนการสอบครั้งที่ 1 เงินเดือน ซึ่ง ชื่อ สกุล และเงินเดือน คือ 1 ฟิลด์
3. เรคอร์ดข้อมูล (Data Record) หมายถึง การนำฟิลด์หลายฟิลด์มารวมกลุ่มกัน เช่น นักศึกษาแต่ละคน จะมีข้อมูล ชื่อ สกุล วันเดือนปีเกิด อายุ เพศ ข้อมูลของนักศึกษาแต่ละคนคือ 1 เรคอร์ด
4. แฟ้มข้อมูล (Data File) เกิดจากการนำระเบียนหรือเรคอร์ด หลาย ๆ เรคอร์ดที่เกี่ยวข้องกันในด้านใดด้านหนึ่งมารวมกัน เช่น แฟ้มข้อมูลของนักเรียนห้องหนึ่งจำนวน 20 คน ทุกคนต่างก็มีข้อมูล คือ ชื่อ สกุล วันเดือนปีเกิด อายุ เพศ ศาสนา ข้อมูลของนักเรียนทั้งหมดคือ แฟ้มข้อมูล
5. ฐานข้อมูล (Data base) เกิดจากการนำแฟ้มหลาย ๆ แฟ้มข้อมูลเข้าด้วยกันโดยที่แฟ้มข้อมูลแต่ละแฟ้มจะมีความสัมพันธ์กันหรือไม่ก็ตาม ทำให้ข้อมูลไม่ซ้ำซ้อนกัน และสะดวกรวดเร็วในการใช้งาน
– บิท (Bit) คือ ข้อมูลที่มีขนาดเล็กที่สุด เป็นข้อมูลที่เครื่องคอมพิวเตอร์เข้าใจ และใช้งานได้ ได้แก่ 0 หรือ 1
– ไบท์ (Byte) หรือ อักขระ (Character) คือ ตัวเลข หรือ ตัวอักษร หรือ สัญลักษณ์พิเศษ จำนวน 1 ตัว
– ฟิลด์ (Field) หรือ เขตข้อมูล คือ ไบท์ หรือ อักขระตั้งแต่ 1 ตัวขึ้นไปรวมกันเป็นฟิลด์ เช่น เลขประจำตัว หรือ ชื่อพนักงาน
– เรคคอร์ด (Record) หรือระเบียน คือ ฟิลด์ตั้งแต่ 1 ฟิลด์ขึ้นไป ที่มีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องกันมารวมกัน
– ไฟล์ (File) หรือ แฟ้มข้อมูล คือ หลายเรคคอร์ดมารวมกัน เช่น ข้อมูลที่อยู่นักเรียนมารวมกัน
– ฐานข้อมูล (Database) คือ หลายไฟล์ข้อมูลมารวมกัน เช่น ไฟล์ข้อมูลนักเรียนมารวมกันในงานทะเบียน แล้วรวมกับไฟล์การเงิน
