การดำรงชีวิตของเราทุกคนรายล้อมไปด้วยเทคโนโลยี ซึ่งมีวิวัฒนาการและพัฒนาการมายาวนานอย่างต่อเนื่อง อีกทั้งยังสอดคล้องกับสิ่งที่เกิดขึ้นเพิ่มขึ้นในแต่ละวันก็คือ ข้อมูล (data) ซึ่งเกิดขึ้นและเป็นกลไกสำคัญในการรวบรวม จัดเก็บ และนำไปใช้เพื่อประโยชน์ในด้านต่าง ๆ มากมาย ก่อให้เกิดสารสนเทศ (information) และวันนี้เราจะมาทำความรู้จักกับ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS)
ภาพ Management Information System (MIS)
ที่มา ดัดแปลงจาก https://pixabay.com/th ,200degrees
สิ่งที่ควรรู้เบื้องต้น
ก่อนที่เราจะรู้จักกับระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS) อย่างลึกซึ้ง เราควรรู้จักสิ่งต่อไปนี้ กันก่อน
- ข้อมูล (Data)
ถ้าให้อธิบายง่าย ๆ ไม่ซับซ้อนอาจเรียกได้ว่า เป็นข้อมูลดิบ อาจเป็นข้อเท็จจริง เนื้อหาหรือสาระที่เกี่ยวข้องกับงานที่ปฏิบัติ อาจสรุปได้ว่า ข้อมูลคือ ข้อมูลดิบที่ยังไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ ตัวอย่างเช่น ตัวเลขของเวลา อายุ น้ำหนัก ส่วนสูง ชื่อ เป็นต้น
- การประมวลผล (Process)
คือกระบวนการจัดการ ซึ่งในที่นี้เราจะกล่าวถึงการประมวลผลข้อมูล(1.) ซึ่งอาจเป็นกระบวนการนำข้อมูลดิบไปคำนวณ (compute) การรวม (assemble) การแปล (translate) หรือการทำอะไรก็ได้ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ ตัวอย่างเช่น คือการนำเอาข้อมูลตัวเลขเวลา อายุ น้ำหนัก ส่วนส่วน มาบวก ลบ คูณ หาร เปรียบเทียบ หรือนำมาหาค่าเฉลี่ย หรือใช้เทคนิคขั้นสูง เช่น การวิจัยดำเนินงาน เป็นต้น เพื่อนำไปใช้ประโยชน์อย่างใดอย่างหนึ่ง
- สารสนเทศ (Information)
คือ ผลลัพธ์ที่ได้จากกระบวนการประมวลผล(2.) ของข้อมูล(1.) ผลลัพธ์ที่ได้อาจเป็นข้อมูลตัวเลข ข้อความ เอกสาร เสียง รูปภาพ ความสัมพันธ์ก็ได้ ตัวอย่างเช่น ค่าเฉลี่ยของ อายุ ส่วนสูง และน้ำหนัก เป็นต้น
- ระบบ (System)
คือ การรวบรวม การรวมกันของส่วนประกอบที่สัมพันธ์กันของ ข้อมูลนำเข้า (input) ที่ผ่านกระบวนการประมวลผล (Processing) แล้วได้ออกมาเป็นข้อมูลผลลัพธ์ (output)
- ระบบสารสนเทศ (Information System: IS)
คือ ระบบหรือกระบวนการประมวลผลข้อมูลโดยการใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้จัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบเพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ นำไปใช้ประโยชน์ได้ในด้านต่าง ๆ ต่อไปได้ ซึ่งในที่นี้เราอาจกล่าวได้ว่า data เป็นข้อมูลนำเข้า หรือ input และ Information เป็นข้อมูลผลลัพธ์ หรือ output
6. เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology: IT)
คือ การนำเอาเทคโนโลยีมาประยุต์ใช้กับสารสนเทศ ทำให้สารสนเทศมีประโยชน์ และใช้งานได้กว้างขวางมากขึ้น เช่น การรวบรวมข้อมูล การจัดเก็บอย่างมีระบบ การค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS) คืออะไร
ตัวย่อ MIS ที่ผู้อ่านเห็นนี้ มาจาก Management Information System โดยที่ M = Management (การจัดการ,การบริหาร) , I = Information (สารสนเทศ), S = System (ระบบ) ซึ่งอธิบายได้ว่า เป็นระบบการจัดการที่รวบรวมและจัดเก็บข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันจากแหล่งต่าง ๆ อย่างมีระบบ มาประมวลผลและจัดรูปแบบให้ได้สารสนเทศเพื่อนำไปใช้ไปสนับสนุนในการทำงานและการตัดสินใจในด้านต่าง ๆ ของผู้บริหาร
หน้าที่หลักของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
จากคำอธิบายข้างต้น เราจะเห็นได้ว่า MIS คือระบบที่ให้สารสนเทศที่ผู้บริหารต้องการ เพราะเป็นข้อมูลที่ถูกแปลงเป็นสารสนเทศแล้ว ซึ่งทำให้ผู้บริหารสามารถนำสารสนเทศนั้น ๆ ไปใช้ตัดสินใจ ประสานงาน วางแผน ควบคุม และปฏิบัติการของหน่วยงานหรือองค์กรต่อไป ทั้งทางด้านสถิติและการบริหารธุรกิจได้อย่างถูกต้อง เพื่อให้การดำเนินงานขององค์การเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งอาจสรุปหน้าที่หลักของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการได้ 2 ประการ คือ
- เก็บรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ทั้งจากภายใน และภายนอกองค์การมาไว้ด้วยกันอย่างเป็นระบบ
- ประมวลผลข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการปฏิบัติงาน และการบริหารงานของผู้บริหาร
ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
เพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีรายละเอียดหรือข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ เช่น การสรุปผล การวิเคราะห์ การวางแผน ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดควรประกอบด้วยส่วนสำคัญดังนี้
- เครื่องมือในการสร้างระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ คือโครงสร้างพื้นฐานที่ทำให้ระบบดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ โดยแบ่งเป็นส่วนสำคัญดังนี้
1.1 ฐานข้อมูล (Database) ส่วนประกอบสำคัญในการเก็บรวบรวมข้อมูล โดยถูกจัดเก็บไว้อย่างเป็นระบบ ปลอดภัย และสามารถเรียกใช้ข้อมูลได้อย่างสะดวก ไม่ซ้ำซ้อนในเวลาที่ต้องการใช้ข้อมูล เพื่อให้ปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
1.2 เครื่องมือ (Tools) เป็นส่วนสำคัญที่ใช้ในการจัดเก็บ และประมวลผลข้อมูล คือ ฮาร์ดแวร์ (Hardware) ซอฟต์แวร์ (Software)
- วิธีการหรือขั้นตอนการประมวลผล การที่จะได้สารสนเทศที่มีประสิทธิภาพตรงตามต้องการ จะต้องมีการวางแผนจัดการที่ดี ได้แก่ การจัดลำดับการประมวลผล การวางแผนงานและเลือกวิธีการประมวลผลให้ถูกต้อง ซึ่งการจัดลำดับและวางแผนการประมวลผลข้อมูล มีลักษณะดังต่อไปนี้
2.1 การประมวลผลข้อมูลทั่วไป
2.2 ใช้ข้อมูลที่มีรายละเอียดมาก
2.3 ระยะเวลาในการใช้ข้อมูลเป็นระยะสั้นส่วนมากใช้กับการปฏิบัติงานประจำวัน
2.4 มักเป็นระบบออนไลน์ (On-line Processing)
- มีการจัดเก็บข้อมูลและสารสนเทศเป็นฐานข้อมูล เพื่อเป็นศูนย์กลางของข้อมูลในการใช้ข้อมูลร่วมกันและช่วยลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล
- มีการจัดการเกี่ยวกับทรัพยากรข้อมูล เพื่อควบคุมการทำงานระบบ ให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การพัฒนาระบบที่รองรับการยายตัวของจำนวนพนักงานและงานในอนาคต การบริหารงานภายใต้ระยะเวลาที่จำกัด การใช้เครื่องมือที่ทันสมัยและตรงตามวัตถุประสงค์ของการทำงาน และการตระหนักถึงคุณค่าและความก้าวหน้าของเทคโนโลยีต่าง ๆ ในอนาคต
- การแสดงผลลัพธ์ ผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลข้อมูล ต้องสามารถนำเสนอและเข้าใจได้ง่าย แสดงผลรวดเร็ว มักอยู่ในรูปแบบรายงานที่มีลักษณะเป็นตาราง กราฟ รูปภาพ หรือเสียง เป็นต้น ทั้งนี้ เพื่อให้การนำเสนอข้อมูลมีประสิทธิภาพ จะขึ้นอยู่กับลักษณะของข้อมูล และลักษณะของการนำไป ใช้งาน
คุณสมบัติสำคัญของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
- มีความสามารถในการจัดการข้อมูล (Data Manipulation) ซึ่งต้องสามารถปรับปรุงแก้ไขและจัดการข้อมูลที่อาจมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา
- มีความปลอดภัยของข้อมูล (Data Security)
- มีความยืดหยุ่น (Flexibility) ต้องมีความสามารถในการปรับตัว เพื่อให้สอดคล้องกับการใช้งานหรือปัญหาที่เกิดขึ้น
- มีความพอใจของผู้ใช้ (User Satisfaction)
ประโยชน์ของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
- ผู้ใช้สามารถเข้าถึงสารสนเทศที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและได้รับข้อมูลที่ทันสมัย
- ผู้ใช้สามารถนำสารสนเทศที่ได้ มากำหนดเป้าหมาย กลยุทธ์ และการวางแผนปฏิบัติการในการทำงานได้
- ผู้ใช้สามารถนำสารสนเทศที่ได้ มาใช้ในการตรวจสอบประเมินผลการดำเนินงาน
- ผู้ใช้สามารถนำสารสนเทศที่ได้ มาใช้ในการศึกษาและวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา หรืออุปสรรคที่เกิดขึ้น การค้นหาสาเหตุ หรือข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในการดำเนินงาน เพื่อหาวิธีควบคุม ปรับปรุง และแก้ไขปัญหา
- ผู้ใช้สามารถนำสารสนเทศที่ได้ มาใช้ในการศึกษาและวิเคราะห์เพื่อช่วยลดค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นได้
สารสนเทศที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ จะเป็นระบบที่ สามารถสนับสนุนข้อมูลให้ ผู้บริหารทั้งสามระดับ คือทั้งผู้บริหารระดับต้น ผู้บริหารระดับกลาง และผู้บริหารระดับสูง โดยส่วนใหญ่รายงานที่ได้ จะเป็นข้อมูลสรุปจากฐานข้อมูลทั้งหมด เพื่อให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นแนวโน้ม และภาพรวมข้อมูลจากรายงานที่ได้รับ
การนำไปใช้งานสามารถแบ่งได้ 4 ระดับดังนี้
- ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในการวางแผนนโยบาย กลยุทธ์ และการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง
- ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในส่วนยุทธวิธีในการวางแผนการปฏิบัติและการตัดสินใจของผู้บริหารระดับกลาง
- ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในระดับปฏิบัติการและการควบคุมในขั้นตอนนี้ผู้บริหารระดับล่างจะเป็นผู้ใช้สารสนเทศ เพื่อช่วยในการปฏิบัติติงาน
- ระบบสารสนเทศที่ได้จากการประมวลผล
จะเห็นได้ว่า ภาพรวมของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการที่กล่าวไปทั้งทั้งหมดนั้น เป็นการประยุกต์ใช้ทั้งความรู้ทางด้านการบริหารและความรู้ทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศได้อย่างลงตัว
แหล่งที่มา
วีระชัย จิตสุวรณทยา. รู้จัก MIS (Management Information System). สืบค้นเมื่อวันที่ 15 มิถุนายน 2562. จาก it-grads.nida.ac.th/mis-management-ไอที/
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ MIS (เอ็มไอเอส) ระบบที่รวบรวม และจัดเก็บข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ ทั้งภายใน และภายนอกองค์การอย่างมีหลักเกณฑ์. (2560, 28 เมษายน). สืบค้นเมื่อวันที่ 15 มิถุนายน 2562. จาก https://mindphp.com/บทความ/31-ความรู้ทั่วไป/4048-what-is-mis.html
Jarumon. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ. สืบค้นเมื่อวันที่ 15 มิถุนายน 2562. จาก http://www.elfhs.ssru.ac.th/jarumon_no/file.php/1/Week1_MIS.pdf
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ. สืบค้นเมื่อวันที่ 15 มิถุนายน 2562. จาก https://sites.google.com/site/ary27913mis/mis-hmay-thung
MIS ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ. (2561, 8 สิงหาคม). สืบค้นเมื่อวันที่ 15 มิถุนายน 2562. จาก https://www.mindphp.com/forums/viewtopic.php?f=79&t=49555
Manlikamis. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการสมัยใหม่. (2561, 20 กันยายน). สืบค้นเมื่อวันที่ 15 มิถุนายน 2562. จาก http://manlikamis.blogspot.com/2018/09/1-management-information-system-mis.html
