การดำเนินการเก็บรวบรวมข้อมูลสถิติ

 การดำเนินการเก็บรวบรวมข้อมูลสถิติ

การดำเนินการเก็บรวบรวมข้อมูล เพื่อนำมาจัดทำเป็นข้อมูลสถิติมีวิธีการที่ใช้โดยทั่วไปมี 5 วิธี ดังนี้

1. การเก็บรวบรวมข้อมูลจากรายงาน (Reporting System) เป็นผลพลอยได้จากระบบการบริหารงาน เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลจากรายงานที่ทำไว้หรือจากเอกสารประกอบการทำงาน ซึ่งการเก็บรวบรวมข้อมูลจากรายงานส่วนมากใช้เพียงครั้งเดียว จากรายงานดังกล่าว อาจมีข้อมูลเบื้องต้น บางประเภทที่สามารถนำมาประมวลเป็นยอดรวมข้อมูลสถิติได้ วิธีเก็บรวบรวมข้อมูลจากรายงานของหน่วยบริหาร นับว่าเป็นวิธีการรวบรวมข้อมูลสถิติโดยไม่ต้องสิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานมากนัก ค่าใช้จ่ายที่ใช้ส่วนใหญ่ก็เพื่อการประมวลผล พิมพ์แบบฟอร์มต่างๆ ตลอดจนการพิมพ์ รายงาน วิธีการนี้ใช้กันมากทั้งในหน่วยงาน รัฐบาลและเอกชน

หน่วยงานของรัฐที่มีข้อมูลสถิติที่รวบรวมจากรายงาน ได้แก่ กรมศุลกากรมีระบบ การรายงานเกี่ยวกับ การส่งสินค้าออก และการนำสินค้าเข้า ใบสำคัญหรือเอกสารที่ใช้ในการแจ้งการนำเข้าและ ส่งออกนั้น จะเป็นแหล่งของข้อมูลเบื้องต้น ซึ่งสามารถจะประมวลยอดรวมข้อมูลสถิติ แสดงปริมาณการค้าระหว่างประเทศได้ กรมสรรพากร มีแบบรายงาน ยื่นเสียภาษี ที่เรียกว่า ภงด . 9 ซึ่งสามารถรวบรวมข้อมูลสถิติเกี่ยวกับรายได้ของประชากร และกระทรวงศึกษาธิการ มีรายงานผลการปฏิบัติงานของโรงเรียนภายในสังกัดของกรมต่างๆ ซึ่งสามารถนำมาใช้ในการประมวลผลสถิติทางการศึกษาได้ นอกจากนี้ ก็มีแบบรายงานของหน่วยราชการส่วนท้องถิ่นเกี่ยวกับรายได้ – รายจ่าย รายจ่ายเกี่ยวกับการลงทุน งบแสดงฐานะทางการเงิน และแบบรายงานผู้ได้รับอนุมัติให้ก่อสร้าง ซึ่งทำให้ได้ข้อมูลสถิติต่างๆ ที่สามารถนำมาใช้ในการคำนวณบัญชีต่างๆ ในบัญชีประชาชาติได้ สำหรับหน่วยงานเอกชนนั้น ได้แก่ ข้อมูลเกี่ยวกับการผลิต การใช้วัตถุดิบ ซึ่งรวบรวมได้จากรายงานของฝ่ายผลิต สถิติแสดงปริมาณการขายสินค้าก็รวบรวมได้จากรายงานของพนักงานขายแต่ละคน เป็นต้น

2. การเก็บรวบรวมข้อมูลจากทะเบียน (Registration) เป็นข้อมูลสถิติที่รวบรวมจากระบบทะเบียน มีลักษณะคล้ายกับการรวบรวมจากรายงานตรงที่เป็นผลพลอยได้เช่นเดียวกัน จะต่างกันตรงที่ แหล่งเบื้องต้นของข้อมูลเป็นเอกสารการทะเบียนซึ่งการเก็บมีลักษณะต่อเนื่อง มีการปรับแก้หรือเปลี่ยนแปลง ให้ถูกต้องทันสมัย ทำให้ได้สถิติที่ต่อเนื่องเป็นอนุกรมเวลา ข้อมูลที่เก็บโดยวิธีการทะเบียน มีข้อรายการไม่มากนัก เนื่องจากระบบทะเบียนเป็นระบบข้อมูลที่ค่อนข้างใหญ่ มีพระราชบัญญัติคุ้มครอง หรือบังคับ การที่จะเปลี่ยนระบบทะเบียนเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ต้องการ ย่อมไม่อยู่ในวิสัยที่จะทำได้ง่ายนัก คุณภาพของข้อมูลสถิติที่ได้ขึ้นอยู่กับคุณภาพของการทะเบียนซึ่งข้อมูลบางอย่างอาจจะไม่ถูกต้องทันสมัย ตามความเป็นจริง

ตัวอย่างข้อมูลสถิติที่รวบรวมจากระบบทะเบียน ได้แก่ สถิติจำนวนประชากรที่กรมการปกครอง ดำเนินการเก็บรวบรวมจากทะเบียนราษฎร์ ประกอบด้วย จำนวนประชากร จำแนกตามเพศเป็นรายจังหวัด อำเภอ ตำบล นอกจากทะเบียนราษฎร์แล้วก็มีทะเบียนยานพาหนะของกรมตำรวจที่จะทำให้ได้ข้อมูลสถิติจำนวน รถยนต์ จำแนกตามชนิดหรือประเภทของรถยนต์ ทะเบียนโรงงานอุตสาหกรรม ซึ่งทำให้ทราบจำนวนโรงงานอุตสาหกรรม จำแนกตามประเภทของโรงงาน เป็นต้น

3. การเก็บรวบรวมข้อมูลโดยวิธีสำมะโน ( Census ) เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลสถิติของทุกๆ หน่วยของประชากรที่สนใจศึกษาภายในพื้นที่ที่กำหนด และภายในระยะเวลาที่กำหนด การเก็บรวบรวม ข้อมูลสถิติด้วยวิธีนี้ จะทำให้ได้ข้อมูลในระดับพื้นที่ย่อย เช่น หมู่บ้าน ตำบล อำเภอ และทำให้ได้ ข้อมูลที่เป็นค่าจริง

ตามพระราชบัญญัติสถิติ พ . ศ .2508 ได้บัญญัติไว้ว่า สำนักงานสถิติแห่งชาติเป็นหน่วยงานเดียวที่สามารถจัดทำสำมะโนได้ และการเก็บรวบรวมข้อมูลสถิติด้วยวิธีการสำมะโน เป็นงานที่ต้องใช้เงิน งบประมาณ เวลาและกำลังคนเป็นจำนวนมาก สำนักงานสถิติแห่งชาติจึงไม่สามารถจัดทำสำมะโนได้ในทุกๆ ปี ส่วนใหญ่จะจัดทำสำมะโนทุกๆ 10 ปี หรือ 5 ปี สำมะโนที่สำนักงานสถิติแห่งชาติ ได้จัดทำ คือ สำมะโนประชากรและเคหะ ( ปีล่าสุด พ . ศ . 2543) สำมะโนการเกษตร ( ปีล่าสุด พ . ศ . 2546) สำมะโน ประมงทะเล ( ปีล่า สุด พ . ศ . 2538) สำมะโนอุตสาหกรรม ( ปีล่าสุด พ . ศ . 2540) และสำมะโนธุรกิจทางการค้าและธุรกิจทางการบริการ ( ปีล่า สุด พ . ศ . 2545)

4. การเก็บรวบรวมข้อมูลโดยวิธีสำรวจ (Sample Survey) เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลสถิติ จากบางหน่วยของประชากรด้วยวิธีการเลือกตัวอย่าง การเก็บรวบ รวมข้อมูลสถิติด้วยวิธีนี้ จะทำให้ได้ ข้อมูลในระดับรวม เช่น จังหวัด ภาค เขตการปกครอง และรวมทั่วประเทศ และข้อมูลที่ได้จะเป็นค่าโดยประมาณ การสำรวจเป็นวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลที่ใช้งบประมาณ เวลา และกำลังคนไม่มากนักจึงสามารถจัดทำได้เป็นประจำทุกปี หรือ ทุก 2 ปี ปัจจุบันการสำรวจเป็นวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลสถิติที่มีความสำคัญ และใช้กันอย่างแพร่หลายมากที่สุด ทั้งในวงการราชการและเอกชน ไม่ว่าจะเป็น การสำรวจ เพื่อหาข้อมูลทางด้านการเกษตร อุตสาหกรรม สาธารณสุข การคมนาคม การศึกษา และ ข้อมูล ทางเศรษฐกิจและสังคมอื่นๆ รวมทั้งการหยั่งเสียงประชามติ การวิจัยตลาด ฯลฯ สำหรับสำนักงานสถิติแห่งชาติ ได้จัดทำโครงการสำรวจที่สำคัญๆ หลายโครงการ เช่น การสำรวจภาวะการทำงานของประชากร ( การสำรวจแรงงาน ) การสำรวจการย้ายถิ่นของประชากร การสำรวจภาวะเศรษฐกิจและสังคมของ ครัวเรือน การสำรวจการใช้พลังงานของครัวเรือน การสำรวจการเปลี่ยนแปลงของประชากร การสำรวจวิทยุ – โทรทัศน์และหนังสือพิมพ์ การสำรวจอนามัยและสวัสดิการ การสำรวจข้อมูลเกี่ยวกับเด็กและเยาวชน การสำรวจภาวะการครองชีพของข้าราชการพลเรือนสามัญ การสำรวจข้อมูลระดับหมู่บ้าน เป็นต้น

5. วิธีการทดลอง (Experimental Design) การเก็บรวบรวมข้อมูล โดยวิธีนี้จะต้องอาศัยวิชาสถิติในเรื่องการวางแผนการทดลองมาช่วย การวิจัยทางสังคมส่วนใหญ่จะใช้วิธีนี้ไม่ได้ โดยมากจะใช้กับการทดลองทางด้านเกษตร วิทยาศาสตร์ การแพทย์ เช่น ทดสอบผลของการใช้ปุ๋ยชนิดต่างๆ ต่อ การเจริญเติบโตของพืช เป็นต้น ในการทดลองจะพยายามควบคุมปัจจัยอื่นที่ไม่ต้องการทดสอบให้มากที่สุดเท่าที่จะมากได้ แต่ให้ปัจจัยที่จะทดสอบนั้นเปลี่ยนแปลงได้แล้วคอยติดตามบันทึกข้อมูล ซึ่งเป็นผลของการทดลองจากหน่วยทดลองของแต่ละกลุ่มตามแผนการทดลองนั้นๆ

1.7 แนวทางการเลือกวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูล

การที่จะเลือกใช้วิธีใดวิธีหนึ่งให้เหมาะสมที่สุดในการเก็บรวบรวมข้อมูลนั้นจะต้องพิจารณาถึงตัวประกอบที่สำคัญต่อไปนี้ คือ
•  ลักษณะของข้อมูลที่จะรวบรวม
•  คุณภาพของข้อมูลที่จะได้หรือระดับความถูกต้องเชื่อถือได้ของข้อมูลที่จะได้จากแต่ละวิธีโดยเทียบกับความต้องการ
•  เปรียบเทียบข้อดี ข้อเสียของแต่ละวิธี
•  ความสามารถในการปฏิบัติงานของแต่ละวิธี
•  เวลาที่จะต้องใช้ทั้งในการเก็บรวบรวมข้อมูลและการประมวลผล
•  งบประมาณและอัตรากำลังที่จะใช้

1.8 ขั้นตอนการดำเนินการเก็บรวบรวมข้อมูลโดยวิธีสำมะโน / สำรวจ

สำนักงานสถิติแห่งชาติ ใช้วิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลที่สำคัญ 2 วิธี คือ วิธีการสำมะโน และวิธีการสำรวจ ซึ่งมีขั้นตอนในการปฏิบัติงานอยู่ 4 ขั้นตอน คือ

1. ขั้นการวางแผนและเตรียมงาน เป็นขั้นตอนที่ต้องใช้ความรู้ทางวิชาการสถิติมากที่สุด โดย ต้องทำการศึกษาค้นคว้าเกี่ยวกับสถิติที่จะเก็บรวบรวม ตลอดจนประโยชน์ที่จะได้รับ พร้อมทั้งกำหนดแผนงาน ที่จะดำเนินการ ตั้งแต่ขั้นตอนการศึกษารายละเอียดของโครงการ กำหนดวัตถุประสงค์ พิจารณางบประมาณ จัดทำแบบสอบถาม กำหนดระเบียบวิธีการสำรวจ การอบรมเจ้าหน้าที่การประชาสัมพันธ์ ตลอดจนการเตรียมงานประมวลผล

ขั้นตอนที่มีความสำคัญมากในการที่จะทำให้ได้ข้อมูลถูกต้องสมบูรณ์ใกล้เคียงกับความเป็นจริง คือ การกำหนดระเบียบวิธีการสำรวจซึ่งเป็นขั้นตอนในการกำหนดขนาดตัวอย่าง และวิธีการในการเลือกตัวอย่าง ซึ่งจะต้องจัดทำให้ถูกต้องตามหลักวิชาการสถิติมากที่สุด

2. ขั้นการเก็บรวบรวมข้อมูล ในทางปฏิบัติเรียกขั้นตอนนี้ว่า การปฏิบัติงานสนาม เป็นขั้นตอนที่มีความสำคัญอย่างยิ่ง เพราะเป็นขั้นตอนที่จะทำให้ได้ข้อมูลตามที่ต้องการ ซึ่งอาจจะเก็บข้อมูลจากรายงาน เอกสารต่างๆ หรือส่งเจ้าหน้าที่ออกไปทำการสัมภาษณ์จากแหล่งที่ให้ข้อมูลโดยตรง เช่น ครัวเรือน สถานประกอบการ หรือผู้ที่สามารถให้ข้อมูลได้แล้วบันทึกข้อมูลลงในแบบสอบถาม หรือขอความร่วมมือจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้องให้บันทึกข้อมูลลงในแบบสอบถาม การปฏิบัติงานใน ขั้นตอนนี้จำเป็นต้องอาศัยความร่วมมือจากผู้ที่ให้ข้อมูลเป็นอย่างมาก

3. ขั้นการประมวลผลและวิเคราะห์ข้อมูล เมื่อปฏิบัติงานเก็บรวบรวมข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้ว แบบสอบถามที่บันทึกข้อมูลแล้ว จะถูกนำมาทำการประมวลผล ซึ่งในปัจจุบันจะทำการประมวลผลด้วยระบบคอมพิวเตอร์ (Mainframe และ Microcomputer) โดยแบบสอบถามเหล่านั้นจะถูกนำมาทำการบรรณาธิกร คือ การตรวจสอบความครบถ้วน ความถูกต้อง ความแนบนัย และความเป็นไปได้ของข้อมูล แล้วนำไปทำการลงรหัส คือ การแปลงข้อมูลจากแบบสอบถามให้เป็นรหัส หลังจากนั้นนำข้อมูลที่อยู่ในรูปของรหัส มาบันทึกลงในสื่อ เพื่อใช้ในการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ เช่น เทปแม่เหล็ก diskette เป็นต้น ปัจจุบันสำนักงานสถิติแห่งชาติได้นำเครื่อง ICR (Intelligent Character Recognition) มาใช้ในการอ่านข้อมูล ซึ่งทำให้สามารถลดเวลาในการประมวลผลลงได้อย่างมาก ต่อจากนั้นทำการทวนสอบข้อมูลที่บันทึกลงในสื่ออีกครั้งด้วยระบบคอมพิวเตอร์ แล้วทำการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ ตามรูปแบบที่ได้กำหนดไว้ ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นในรูปของตารางสถิติ เมื่อประมวลผลเสร็จแล้วก็จะทำการตรวจสอบข้อมูลที่ได้อีกครั้งแล้วจึงนำมาวิเคราะห์ ตีความหรือแปลความหมายของข้อมูลสถิติที่ได้

4. ขั้นการนำเสนอข้อมูลและจัดทำรายงาน เป็นขั้นตอนที่จะนำผลที่ได้จากการทำสำมะโน หรือสำรวจออกเผยแพร่ให้ผู้ใช้ข้อมูลหรือประชาชนได้ทราบ งานในขั้นนี้ มีเป้าหมายหลัก คือ เพื่อจัดข้อมูลที่ให้ความหมายอย่างเป็นระเบียบ สรุปข้อมูลได้ง่าย และเพื่อเน้นลักษณะของข้อมูลนั้น ซึ่งได้แก่ การจัดรูปแบบการนำเสนอข้อมูล ( ตารางสถิติ แผนภูมิ แผนภาพ ) การจัดทำต้นฉบับรายงานผล สำมะโนหรือสำรวจ พร้อมทั้งดำเนินการจัดพิมพ์เป็นรูปเล่มและเผยแพร่ต่อไป

ขั้นตอนการดำเนินการเก็บรวบรวมข้อมูลโดยวิธีสำมะโน / สำรวจ

– กำหนดขอบข่าย และระเบียบวิธีการเก็บข้อมูล – ศึกษาและพิจารณารายการข้อมูล ที่จะเก็บรวบรวม – กำหนดคำจำกัดความ หรือคำนิยาม – ร่างแบบข้อถาม ทดสอบแบบข้อถาม และแก้ไขแบบ – คู่มือการปฏิบัติงาน เก็บรวบรวมข้อมูล และการบันทึกแบบข้อถาม – เตรียมตารางเสนอผล – เตรียมโปรแกรมประมวลผล – จัดทำแผนที่ แสดงเขตการปฏิบัติงาน – กำหนดวิธีการประมวลผล – เตรียมงานสนาม – อบรมพนักงานสนาม – เตรียมงานสำรวจภายหลัง การทำสำมะโน / สำรวจ – ประชาสัมพันธ์โครงการ

– จัดอัตรากำลังพนักงานสนาม – พนักงานแจงนับ ทำการสัมภาษณ์ประชากร ที่อยู่ในเขตที่กำหนด และบันทึกข้อมูลลงในแบบข้อถาม – ตรวจสอบแบบข้อถามที่บันทึก จากงานสนาม รวบรวมแบบเพื่อส่งไปประมวลผล – สำรวจภายหลังการแจงนับ เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของคุ้มรวม และความแนบนัยของข้อมูล

– ตรวจสอบจำนวนแบบ ที่ส่งเข้าประมวลผล – ทำการบรรณาธิกร และลงรหัสในแบบข้อถาม – ตรวจสอบการลงรหัส – บันทึกข้อมูล – ตรวจสอบข้อมูล ด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ และแก้ไขให้ถูกต้อง – ประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ ตามตารางหรือรายการต่าง ๆ ที่ต้องการ – วิเคราะห์ข้อมูล

– ตรวจสอบความถูกต้อง ที่ได้จากการประมวลผล – จัดรูปแบบตาราง – เตรียมต้นฉบับรายงาน – จัดทำแผนภูมิ หรือแผนภาพประกอบ – จัดพิมพ์เป็นรูปเล่ม – เผยแพร่ข้อมูล